ความเร็วของการสื่อสารข้อมูลด้วยสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้การเคลื่อนย้ายอิเล็กตรอนมีความเร็วมากอยู่แล้ว โดยปกติในการเคลื่อนย้ายกลุ่มอิเล็กตรอนมีความเร็วเกือบเท่าความเร็วแสง เราสามารถส่งข้อมูลข้ามซีกโลกได้ในชั่วเวลาพริบตาเดียว

            การทำงานหลายอย่างซึ่งต้องทราบและกระทำ ณ เวลาจริง เช่นการซื้อขายหลักทรัพย์ราคาหลักทรัพย์และรายการซื้อขายจะปรับตัวเปลี่ยนแปลงตามคำสั่งด้วยเวลาจริง การเบิกถอนเงินฝากผ่านตู้เอทีเอ็มก็เป็นการปรับปรุงรายการบัญชีด้วยเวลาจริง ผู้บริหารห้างสรรพสินค้าก็ต้องการรู้ปริมาณสินค้าที่มีอยู่ ณ เวลาจริง การจัดการข้อมูลกับเวลาจริงจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกธุรกิจต้องการ

            การประมวลผลข้อมูลและการส่งผ่านข้อมูลด้วยเวลาจริงเป็นเรื่องที่ต้องทำเป็นระบบข้อมูลคือ ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นตลอดเวลา เมื่อเกิดขึ้นแล้วจะต้องมีการจัดเก็บรวบรวม ตรวจสอบหรือดำเนินการให้อยู่ในรูปสื่ออิเล็กทรอนิกส์ หน่วยงานใดขาดข้อมูลเพื่อการตัดสินปัญหา ก็แสดงว่าระบบการดำเนินงานเกี่ยวกับข้อมูลของหน่วยงานนั้นยังไม่เป็นระบบ การจัดเก็บข้อมูลต้องเกี่ยวข้องกับระบบและผู้คน เพื่อให้ได้ข้อมูลในรูปอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถสับเปลี่ยนถึงกันได้ (Electronic Data Interchange : EDI)

            การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จะเกิดขึ้นได้ เมื่อตัวข้อมูลมีมาตรฐานเดียวกัน เพื่อให้รับรู้และแลกเปลี่ยนกันได้ มาตรฐานของข้อมูลจึงต้องได้รับการกำหนดขึ้น เพื่อเป็นแนวทางการปฏิบัติ